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从小助理到部门经理,我只花了3个月


“史上最难就业季”的今天,这届毕业生人数却创了历史新高。


僧多粥少的局面很严峻。


最新发布的《2020年世界青年就业趋势:科技与未来工作》报告,数据扎心!


既未工作,也未接受教育或培训状态的青年数量:


2016年,大约有2.59亿;


2019年,数字上升至大约2.67亿;


2021年,预计数字将进一步上升至2.73亿。


在惨淡就业局势下,人人自危。


然而愁云中,总有几朵“前浪”或“后浪”活得特别好。


比如我90后好友小琳,刚步入30,就在500强知名外企任公关负责人带team,事业如日中天。


小琳声称自己在“浪”中不算优秀的,倒是她们部门的小助理,刚入职3个月,就被光速提升为经理,转岗加薪,成为励志佳话。


“3个月?她如何做到的?”我禁不住吃瓜的好奇心。


于是小琳分享了几件事,她刚讲完,我就明白了小助理的崛起全凭实力,明显优于他人。


要想职场混得好,
既要知“How”,更要懂“Who”


“耳聪目明,洞察力强,既知道如何达成,更懂找谁才能高效达成。”这是小琳对小助理一针见血的点评。


小琳举了个香喷喷的栗子:


我们有个紧急的采购要走流程,需要法律部、采购部、物流部的支持,大老板要求3天内搞定,这在一向严谨且流程冗杂的德国公司成了几乎不可能完成的任务。


然而,我们愣是没太费劲的搞下来了,秘诀在于小助理不仅告知快速走完流程的方法,更提供了找谁能最快搞定的关键信息。


比如:


她仔细看过合同后说,某3个律师都能审核此类合同,但建议找A,因为合同的逻辑和措辞方式符合他的调性,相信他来审核,一次成功的几率最大。基本半天内搞定。


研究过采购需求后,她说,某2个采购同事都能帮忙,建议找B,因为他最近手头项目不多,有更多时间聚焦项目,预计3小时内搞定。


物流这块,她说直接找C,因为出了名的效率高,如果还需要老板签字,找D,因为他这两天在办公室,签字快。最好让C找D签字,那速度更快了,1小时内全搞定。


“一个3天内不可能完成的任务,有了小助理的洞察建议,1天半就搞定了,你说香不香?”


连“公关老鸟”小琳都咂舌这样的观察力和因人制宜的方法。


这个小助理不仅冰雪聪明,关键是懂得分辨如何用正确的人。


比如:


某人逻辑清晰,喜欢用邮件沟通,她就写一封思维导图式邮件,逻辑严谨,目标明确。


某人简单直接,她就尽量当面或者电话沟通,得出结论后再补一封简单的邮件作依据。


某人喜欢被赞赏,在成功完成项目后,她就写个褒奖信给对方和对方的老板。


事实上,她不仅用对了方法和人,高效完成任务,还成功的让同事们都喜欢她,愿意今后继续和她合作。


职场就是拼效率。即巧妙的用最少的力最快的达成业绩。


而不仅懂得How,更懂得Who 就是通往高效的良计。


既省下了时间,又赚来了口碑。确实很香。



不跟风口,躬身入局捡“苟且红利”


“躬身入局,把绝非风口的助理这个职业做的风风火火。” 这是小琳对小助理的又一褒奖。


“她总是先人一步把事情做完,且总比别的人多做一点”。


小琳再一次举起了栗子:


每次分享数据时,她都会多做一点,用数据透视表进行关键信息汇总,且把汇总信息排序,一目了然。省去了其他人手动汇总的工作。


给媒体寄礼物,她会用带有公司Logo的包装纸精心包装好,媒体老师收到后纷纷表示很高端。


连中午订餐这种小事她都想得比别人细,做得比别人多:准备了保温包,确保餐一直是热腾腾的。水果用塑料膜盖好,确保新鲜水润。


每一件都是小事,但因为先于其他助理,主动求变,主动多做一点,累加起来就拉高这个助理的声誉。


何帆在《变量》中提出了“苟且红利”的成功模式:


即只要你比别人多付出一点努力,就会轻松地淘汰掉数不清苟且行事的同行,赢得属于自己的市场机会。


Zara创始人阿曼西奥就把他的成功归功于“苟且红利”。


Zara扎根的四十年里,没遇上重大的风口,阿曼西奥做着和同行差不多的事儿。


但他每一次都争取比别人做得更认真一点,速度更快一点。结果就获得了让人觉得不可思议的成功。


小助理像坐上风火轮一样的职场飞速升迁,也得益于她躬身入局,快人一步,多做一些。


你看,日复一日累加的“苟且红利”,不容小觑!


想当职场的移动记忆棒?

一张图带你腾飞


“她绝对是个移动记忆棒,紧急想调集项目信息,找她准没错。”小琳再一次夸小助理。


“疫情期间,公司组织了内部捐款活动,从项目启动会到捐款结束,共21天,开了100多场会,发了几百封邮件,当总部紧急要项目总结时,我们全体抓了瞎。”


“在总结各时间节点时,大家埋在邮件海里焦灼的回想何时发的第一封启动邮件,何时发的第一封正式邮件,由于标题相近,要重复找好久才能找到对的邮件。”


这时候,小琳适时像哆啦A梦一样,发了如下救命list。



原来,她为每个项目准备了清单,在项目每个节点完成时,及时更新关键信息,多花几分钟更新清单,就大大方便日后快速查阅回溯。


大老板若临时要各种报告,也能快速总结,手到擒来。


除了项目清单,她还会把关键邮件,资料和照片都更新在项目专用的文件夹中,文件夹按照时间次序排序,清晰明了。


事实上,小助理是个极其善于平时记录,整理的人:


项目的每一笔花销和余额更新;


礼品库存的每一笔进销;


老板的各类信息和偏好;


老板发各类通知所用的口吻语调。


她都用专门的表格记录。老板问起时能第一时间准确答复,也便于日后参考借鉴。


“记忆会扭曲,紧张会遗忘,只有真实的记录能让事情迅速还原,便于快速查找。”小琳总结。


而小助理就是凭借一点点细心的记录和归总,累出了职场的移动记忆棒这个美誉。


既收获了成功,亦收获了信任。


事实上,小助理并非天赋异禀,她之所以像坐上风火轮一样高速完成职场华丽升级,全凭她“积极求变”的心智模式和“野蛮生长”的行动力,且用恰切的方法和工具呈现。


当其他人费心Go extra miles时,她用因人制宜的方式多走一步。


当其他人费尽心思的索取时代红利时,她躬身入局努力拿苟且红利。


当其他人忙着应对扑面而来的工作时,她不忘随手记录总结。


20年代的职场,拼的不仅是效忠和勤力。更是灵活性和总结力。


当时代的红利不再唾手可得时,请俯身奋力取力所能及的“苟且红利”。


繁荣的时代绝不会亏待巧妙且善待工作的人。


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